Dati al sicuro. Senza sforzo con Google Drive.

Metti al sicuro i documenti, le immagini e le fotografie più importanti della tua vita.
Tutti i tuoi dati al sicuro e senza sforzo con Google Drive.

Il backup dei nostri dati è un’attività fondamentale per sopravvivere nell’era digitale.
Le modalità con cui generiamo e archiviamo le informazioni sono cambiate drasticamente.

Facciamo un esempio su tutti. Chiunque con più di 30 anni conosce sicuramente la Kodak.
La Eastman Kodak Company, nome completo della “Kodak“, è passata dall’essere il numero uno al mondo al quasi fallimento nel 2012.
Quali sono state le ragioni di questo tracollo?
Semplice: la fotografia digitale ha soppiantato quella analogica.

Chiunque oggigiorno possiede un cellulare e, più o meno frequentemente, scatta delle fotografie. Dopo averle scattate le condivide con amici o parenti oppure sui social network. Questa condivisione avviene in tempo reale. Non abbiamo tempi di attesa e non abbiamo più la necessità di sviluppare le foto portando la pellicola dal negoziante. Allo stesso modo non dobbiamo spedirle in una busta scrivendo la “necessaria” lettera di accompagnamento al parente.
Scattiamo. Condividiamo. Riceviamo un like.

Vogliamo l’album delle vacanze o del viaggio di nozze stampato e rilegato da mettere in soggiorno? Niente di più facile, possiamo crearlo noi stessi con i servizi messi a disposizione da Snapfish, Pixum, Photobox (internazionali) o Photosi (nazionale) e tutti gli altri.
Addirittura i sistemi operativi si sono adeguati e hanno creato partnership per offrire i servizi direttamente dai propri applicativi, come Apple con il macOS Mojave.

Siamo studenti di qualsiasi classe dalle medie inferiori fino all’università?
Allora sicuramente produciamo decine, centinaia, migliaia di parole e le mettiamo su carta in… Word, Open Office o Google Docs.
Forse gli appunti li possiamo trovare scritti alla vecchia maniera su qualche blocco, ma la produzione finale è sempre e solo digitale e… stampata !

E il mondo del lavoro? Stessa cosa. L’infografica ci aiuta:

Fonte: FexEX Office @ 2018

L’anomalia sta proprio qui, dobbiamo creare tutti i contenuti in digitale, per poterli trasmettere attraverso strumenti telematici, ma preferiamo averli stampati per comodità di fruizione.

Ma dopo averli stampati ed utilizzati per la riunione cosa ne facciamo?
Principalmente li distruggiamo. I più previdenti li archiviano per un successivo utilizzo, ma nel corso del tempo andranno tutti al macero, perché l’unica forma di conservazione delle informazioni prodotte ai giorni nostri è digitale.

Nota personale ai lettori: facciamo uno sforzo, usiamo di più i nostri tablet/computer/smartphone e magari salviamo qualche milione di alberi. Io me lo sono messo come obiettivo 2020.

Generiamo contenuti – salviamoli!

Ogni giorno nel mondo produciamo 2.5 quintilioni di bytes di dati (fonte IBM). Non chiedetemi come si scrive un quintilione ma sicuramente è abbastanza per porsi una domanda. Dove li salviamo in modo che non vadano persi?

Ci sono diversi metodi e nel corso di questo articolo, nonché dei prossimi, vi spiegherò come utilizzare i più diffusi. In questo articolo impareremo come sfruttare Google Drive per salvare i contenuti che produciamo ogni giorno.

Installare Google Drive [icon name=”google-drive” prefix=”fab”]

L’installazione di Google Drive è legata alla disponibilità di un account Google, ovvero dobbiamo registrarci gratuitamente su google.com e creare il nostro account personale. Se siamo già in possesso di un account Google possiamo saltare il prossimo capitolo.

Se possediamo un telefono Android è praticamente impossibile accenderlo e fare una telefonata senza prima aver creato e configurato un account Google. Idem dicasi su un iPhone se vogliamo usare la posta gratuita GMail.

Creiamo un account

Andiamo su mail.google.com e creiamo un nuovo account:

a questo punto riceveremo una email come questa:

come si può vedere la Google inserisce anche Google Foto nell’email per aiutarci a capire che i prodotti a nostra disposizione si integrano tra di loro.

Accediamo a Google Drive

Adesso dalla maschera di GMail possiamo accedere a tutti gli altri prodotti, selezioniamo il simbolo con i puntini in alto a destra e poi clicchiamo sull’icona di Google Drive:

Al primo accesso verranno visualizzate delle schermate introduttive che ci spiegheranno che abbiamo a disposizione 15 Gb gratuiti per foto, documenti e gli altri dati:

Al termine si aprirà la schermata delle impostazioni, da cui potremo decidere se convertire i file caricati nel formato di Google Docs (Converti caricamenti). Questa opzione consente, ad esempio, di convertire automaticamente i file in formato Microsoft Word in Google Docs. In questo modo non avremo bisogno di Microsoft Office per gestirli.

Nota: in un prossimo articolo tratteremo i programmi in cloud per la gestione dei documenti Microsoft Office.

Inoltre avremo la possibilità di aprire i file anche quando siamo offline.

Sempre in questa maschera c’è un’opzione: “Esegui l’upgrade dello spazio di archiviazione“. Cliccandolo si aprirà la maschera che propone l’upgrade dalla versione gratuita di Google Drive a quella a pagamento.
Personalmente ritengo che l’opzione da 100 GB che costa € 19,99 all’anno sia molto interessante. L’opzione gratuita da 15 GB va benissimo per iniziare ma se pensiamo di usare Google Drive per archiviare molte fotografie, documenti particolarmente corposi o altre informazioni “pesanti” l’upgrade è obbligatorio.

A questo punto abbiamo Google Drive attivo e funzionante.
Possiamo usare la maschera web che appare per caricare dei documenti oppure delle foto, ma quello che ci interessa adesso è usare il programma Backup e sincronizzazione per Windows che effettuerà al posto nostro tutte le operazioni di caricamento.

Backup e sincronizzazione per Windows

Clicchiamo sul simbolo della rotella in alto a destra e selezioniamo la seconda voce:

Si aprirà una maschera e avremo la possibilità di scegliere tra Backup e sincronizzazione oppure Drive File Stream.
Per il momento vi basti pensare che il secondo è pensato per risolvere problematiche particolari in ambito professionale, mentre il primo è quello che ci interessa. Clicchiamo sul pulsante “Scarica” e attendiamo la fine del download.

Lanciamo il programma appena scaricato e arriviamo alla schermata di accesso. Qui è necessario inserire email e password che abbiamo usato per creare l’account GMail:

Il secondo passaggio prevede la selezione delle cartelle del computer che saranno sottoposte a backup automatico. Questo è il punto FONDAMENTALE di tutta questa guida. Ogni file, documento, foto o video che viene aggiunto alle cartelle indicate verrà automaticamente trasferito in Google Drive.

Al di sotto delle cartelle ci sono le opzioni per il salvataggio in automatico di foto e video sfruttando un altro servizio: Google Foto.
Tratteremo Google Foto in un successivo articolo, per il momento impostate le opzioni come vi ho indicato sopra.

L’ultimo passaggio prevede la possibilità di sincronizzare il contenuto di Google Drive con il computer dove stiamo lavorando in questo momento. Per semplicità impostate le opzioni come vedete sotto:

In questo modo ogni file che verrà aggiunto online verrà automaticamente replicato sul computer che stiamo usando senza richiedere alcun intervento da parte nostra.

Le nuove funzioni

L’installazione di Backup e sincronizzazione per Windows comporterà la creazione di alcune icone aggiuntive sul desktop (Google Docs, Google Sheets, Google Slides e Google Drive) e l’aggiunta di un’icona specifica in Accesso Rapido.

Adesso proviamo ad entrare nella cartella Documenti, clicchiamo il pulsante destro del mouse in un’area libera e selezioniamo “Nuovo” > “Documento RTF”.

Scriviamo un testo qualsiasi, salviamo con il nome “Esempio di documento” ed usciamo da Wordpad.

La situazione sarà la seguente (ad esclusione della cartella DonationCode):

Se adesso ritorniamo in Chrome e apriamo la schermata di Google Drive, possiamo andare in “Computer” > “Il mio Computer” > “Documenti” e scopriremo di vedere l’esatta copia dei file contenuti nella cartella Documenti del nostro computer.

Questo significa che i nostri file sono sincronizzati con il nostro spazio di archiviazione nel cloud di Google e da adesso in avanti il nostro computer potrà rompersi, essere rubato o essere attaccato da un virus che cancella i file (nota: esclusi i ransomware che sono un discorso a parte. Ne parleremo in un altro articolo) ma riusciremo sempre a recuperare tutti i file.

L’esercizio aiuta a capire

Adesso provate voi stessi a modificare il file appena creato, a cancellarlo, ad aggiungerne un’altro e a creare cartelle e sotto cartelle. Dopo ogni operazione andate in Chrome e guardate cosa succede in Google Drive.
Provate a fare l’operazione contraria: caricate dei file nuovi in Google Drive nelle cartelle “Computer” > “Il mio Computer” > “Documenti” oppure “Desktop” e vedrete apparire e scomparire i file dal vostro computer in tempo reale.

Avete provato a cancellare un file?
Backup e sincronizzazione di Windows si accorgerà della cancellazione perché la cartella “Cestino” del vostro computer non è sottoposta a sincronizzazione e ci avvertirà del pericolo di perdita dei dati.

Conclusioni

Adesso siamo protetti da perdite accidentali di dati, da malfunzionamenti e da attacchi malevoli da parte di alcune tipologie di virus o di malware.
Ma dove sono i nostri dati?
Google distribuisce i nostri dati nei suoi data center secondo diverse logiche. In genere i nostri dati sono archiviati nel data center di più facile accesso, per noi ad esempio potrebbe essere il Belgio:

La garanzia di recuperare i dati è molto elevata, tuttavia la versione gratuita di Google Drive non ha uno SLA (Service Level Agreement) specifico. Questo significa che la Google offre il servizio gratuito “al meglio delle sue possibilità” ma senza ingaggiarsi in una dichiarazione vincolante.

Diverso è il discorso per i clienti paganti della G Suite che hanno garanzie di recupero dei dati e di disponibilità del servizio del 99,9%, anche se il valore è stato superato arrivando al 99,978%.

In definitiva possiamo dire che Google Drive è un ottimo servizio, supportato da una delle maggiori aziende al mondo, è gratuito ed è integrato ottimamente con gli altri prodotti della Suite che vedremo nei prossimi articoli.
Personalmente ritengo che i prodotti della Google abbiano raggiunto un grado di maturità molto elevato, tale da consentirgli di essere considerati delle commodity, ossia dei beni di prima necessità di cui diamo per scontato l’esistenza e la disponibilità illimitata.

Nei prossimi articoli

  • Google Foto – impariamo ad archiviare e sincronizzare le nostro foto e i nostri video
  • Google Docs – capiamo come sfruttare l’alternativa gratuita a Microsoft Word
  • Microsoft OneDrive – il concorrente principale di Google Drive
  • Microsoft Office 365 – analizziamo i servizi cloud a disposizione

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